Почтовый адрес правила написания

Человек, который владеет элементарными навыками делопроизводства, знает, как правильно написать заявление. Подобный базовый навык необходим для ежедневных бытовых ситуаций, связанных с вопросами бюрократии. Ведь просьба о предоставлении отпуска, подача прошения в органы государственной власти и некоторые другие случаи не обходятся без написания такого бланка. Наш сегодняшний обзор посвящен подробному рассмотрению этого вопроса.

Этот документ используется в различных жизненных ситуациях. Чтобы установить правила написания заявления, образец формы такой бумаги и сроки ее подачи, сначала выясним, что означает определение этого термина. Подобная форма содержит обращение конкретного субъекта к органам, которые обеспечивают соблюдение установленных юридических нормативов, с ходатайством соблюсти права гражданина, предусмотренные действующим законодательством. Иногда такие формуляры содержат сообщения о нарушениях правовых норм.

Эта бумага считается официальным документом и составляется по определенным правилам.

Специалисты говорят о целесообразности подачи прошения в письменной форме. Кроме того, этот бланк имеет строго регламентированную структуру. Среди обязательных пунктов, которые указывают в документе, перечисляют такие позиции:

  • получатель бумаги, с указанием полного наименования организации и инициалов адресата;
  • сведения о заявителе (инициалы, должность, место прописки и проживания);
  • название формуляра;
  • содержание, где указывают суть проблемы и ходатайствуют о решении конкретного вопроса;
  • список приложений, подтверждающих правомерность просьбы;
  • датировка бумаги;
  • подписание документа просителем с расшифровкой его инициалов.

Правильная форма заявления допускает изложение фактов заявителем, придерживаясь делового стиля письма. Причем здесь важно учитывать требования к написанию подобных бланков, соблюдая очередность перечисленных позиций. Рассмотрим нюансы формирования каждого блока документа подробнее.

Приведем образец, как пишется «шапка» заявления. Согласно нормативам деловой лексики, весь этот блок смещается вправо и располагается вначале листа. Здесь указывают должность лица, которому подают ходатайство (директору), наименование предприятия (ООО Название фирмы), инициалы руководителя (фамилия, имя, отчество). Обратите внимание, что при указании служебного положения получателя заявления и его инициалов используют исключительно дательный падеж.

Следующая строка содержит данные субъекта, который просит о предоставлении помощи. Здесь мнения новичков, не знакомых с деловым этикетом письма, расходятся. Некоторые люди считают допустимым применение формулировки «от», другие настаивают на категорическом исключении этого слова. Заметим, что мнение второй группы граждан эксперты считают полностью соответствующим нормативам написания подобных бумаг.

Тут указывают занимаемую должность (при подаче заявления по месту работы), инициалы отправителя, адрес проживания и номер телефона этого субъекта (прошения, направленные в органы местной управы). Причем служебное положение, фамилию, имя и отчество человека, подающего ходатайство, указывают в родительном падеже.

Когда форма предполагает внесение сведений о прописке лица, подающего документ, принято указывать формулировку «проживающего по адресу». Далее, прописывают полные данные, включая почтовый индекс отправителя. Вся информация о лице-заявителе располагается строго под данными адресата бумаги в правой части листа.

Рассматривая задачу, как писать заявление, специалисты обращают внимание граждан на несколько вариантов оформления заголовка бланка. Название документа принято располагать посередине листа с отступом от «шапки» формуляра. Причем допускается несколько форм написания слова «заявление». Наиболее приемлемым способом большинство людей считают оформление заголовка с заглавной буквы.

Некоторые эксперты настаивают на возможности прописать все слово заглавными символами. Существует еще одна методика, которая сегодня считают устаревшей, но допустимой к применению. В этом случае заголовок пишут строчными буквами и оканчивают название постановкой точки. Заметим, что первые два способа не допускают никаких знаков препинания после написания названия формы.

Непосредственно суть ходатайства проситель волен формулировать в свободной форме. Единственным требованием к оформлению бланка становится слово «прошу», которое располагают в самом начале заявления с абзаца и прописывают с заглавного символа. Кроме того, нормы делового письма предусматривают и написание слов «вы», «вас» с заглавной буквы.

Непосредственно текст бумаги принято структурировать следующим образом:

  1. Суть просьбы. Здесь проситель перечисляет факты, с которыми он обращается к адресату письма и в некоторых случаях обозначает конкретные сроки (заявления на отпуск).
  2. Основание для подачи ходатайства. В этом блоке перечисляют нормативную базу, в соответствии с которой прошение гражданина считается правомерным.

Субъект, подающий прошение, использует четкие и емкие формулировки, избегая описания деталей, которые не имеют непосредственного отношения к ходатайству.

Нужно сказать, что в ситуациях, связанных с необходимостью приложить к ходатайству дополнительные бумаги (просьба о предоставлении декретного отпуска), заявитель создает отдельный блок, где перечисляет все приложения в виде нумерованного списка. Специалисты допускают использование фразы «к заявлению прилагаю» непосредственно перед перечислением всех дополнительных позиций. К документу прикрепляют оригинал (по необходимости) или копию нужной бумаги.

Формуляр не имеет юридической силы без датировки прошения и подписи субъекта, который ходатайствует о помощи. Нормы делового письма предполагают написание даты составления формы в нижнем левом углу бланка. В той же строке справа заявитель ставит свою подпись и расшифровывает инициалы в скобках. В ситуациях, когда документ подается по месту работы просителя, перед подписью указывают еще и должность.

Рассмотрим некоторые типичные ситуации, в которых принято подавать прошения, и разберем нюансы написания таких бумаг. Начнем с наиболее часто встречающегося случая – формуляры с просьбой об отпуске. В «шапке» документа заявитель указывает, кому предназначена форма, прописывая должность, название предприятия и Ф.И.О. руководителя. Затем указывают данные просителя – должность и инициалы.

Текст прошения содержит суть просьбы, указание времени продолжительности отпуска и причины, по которой он необходим. Не забывайте, что пунктуационные и орфографические ошибки тут недопустимы. Кроме того, желательно соблюсти общую деловую стилистику бумаги.

Еще одним частым случаем на предприятии становится просьба предоставить декретный отпуск. Схема написания «шапки» документа здесь идентична первому примеру. В основном разделе формуляра заявитель указывает прошение о предоставлении декретного отпуска, указывая его сроки и начало, и оплаты пособия, предусмотренного действующими законами. К такому ходатайству проситель прилагает документы, подтверждающие правомерность просьбы.

Свои особенности имеет и оформление документа об увольнении. Здесь проситель четко соблюдает сроки подачи – бумага предъявляется директору не в день увольнения, а заранее. Причем заявитель вправе отозвать документ за время, пока форма не набрала правовых последствий. Субъект описывает просьбу уволить его, указывает причину и дату. Здесь важно учитывать правильные сроки подачи таких формуляров. Согласно ТК рядовой сотрудник обязан предъявить бланк за 14 дней, руководитель компании – за месяц, а работники, занятые по срочным соглашениям – за три дня до желаемой даты прерывания трудового договора.

Чтобы до конца понять, как правильно оформить заявление, образец которого мы приведем в конце статьи, важно соблюдать некоторые детали и особенности оформления этого бланка. Сегодня нормативы написания таких бумаг допускают создание документа с помощью оргтехники либо формирование бланка вручную. Однако подпись проситель прописывает самостоятельно, иначе формуляр теряет правовую ценность. Само собой, основным требованием к подобному формуляру становится и грамотность подачи изложенных фактов.

Помните, правильно оформленный документ становится гарантией получения ответа на поданное ходатайство. Поскольку мы привели конкретные требования к составлению такой формы, надеемся, что у читателей не возникнет проблем с написанием прошений. Кроме того, типовой пример подобного бланка доступен на нашем сайте по этой ссылке.

vashbiznesplan.ru

С приходом Интернета в нашу жизнь, мы все реже пользуемся услугами почтальонов. Многие из нас не знают своего почтового индекса, а некоторые давно забыли, когда доставали из своего почтового ящика настоящее бумажное письмо.

Вам может показаться, что тема почтовых адресов сейчас неактуальна, потому что письма мы отправляем по электронной почте. Но мы пользуемся зарубежными интернет-магазинами, которые доставляют покупки нам домой, пересылаем документы заказными письмами, заполняем различные формы в Интернете, которые требуют ваш адрес, и составляем резюме, наконец!

Почему бы вам раз и навсегда не запомнить, как писать адреса, чтобы при необходимости не пытать Гугл вопросом «как писать адрес на английском».

При указании адреса вы должны учитывать стандарты написания адреса той страны, куда вы пишете.

Если вам необходимо где-то указать ваш российский (украинский) адрес, не пытайтесь написать его «на английский манер», вам нужно исходить из того, что читать его и доставлять письмо (посылку) по территории страны будут отечественные почтальоны. Поэтому не пытайтесь использовать зарубежные аббревиатуры и формат, только потому, что указываете адрес на английском.

Российский (украинский) адрес пишется следующим образом:

Название улицы мы пишем английскими буквами (латиницей), но ни в коем случае не переводим названия улиц и городов на английский язык. То есть Цветочная улица – это не Flower Street , а проспект Строителей – не Builders Avenue . Помните, что почтальон, который будет доставлять ваше письмо или посылку, может не знать английского языка, и не будет переводить названия обратно на русский. Потренировавшись в переводе, вы можете не получить свое письмо, так как улиц с такими названиями, просто не существует в вашем городе. Чтобы правильно указать улицу, вам нужно овладеть приемом транслитерации – написания русских названий английскими буквами:

Существуют различные сервисы и программы для транслитерации (например, http://translit.ru), вы можете воспользоваться этими сайтами и программами.

После названия улицы вы пишете номер дома и номер квартиры, обозначая их аббревиатурами или словами: d. — дом, kv. – квартира:

Если номер вашего дома имеет букву (а, б, в), то указывайте русскую букву, а не букву английского алфавита:

Если вы живете в микрорайоне и название улицы отсутствует, то так и указывайте:

Название города тоже пишется латиницей, и ни в коем случае не переводится. После указывается область ( obl. ), регион ( reg. ), край ( krai ), республика ( republic ):

Далее следует название страны и индекс. Особо важно указывать почтовый индекс, потому что даже если вы что-то напутали с адресом, вас можно найти по индексу.

Когда вас попросят указать ваш адрес, указывайте в этом формате, потому что он будет понятен работникам почты вашей страны.

Если вам нужно отправить письмо за границу, то правила написания адреса несколько отличаются. В Великобритании и Соединенных Штатах используется такой формат:

  1. Номер дома
  2. Улица (+ номер квартиры)
  3. Название города
  4. Аббревиатура штата и почтовый индекс (в США) или название графства и почтовый индекс (в Великобритании).

Номер дома указывается в самом начале перед названием улицы без всяких аббревиатур. За ним следует название улицы и, если адресат проживает в квартире, через запятую указывается номер квартиры с аббревиатурой Apt. ( appartment ):

Некоторые слова могут сокращаться: Street – St, Avenue – Ave, Drive – dr, lane – ln, boulevard – blvd.

Название города указывается на отдельной строчке и иногда его пишут заглавными буквами. Если пишете в Великобританию, не забудьте, что в почтовом адресе иногда пишут название графства ( county ), особенно если ваш адресат находится в сельской местности – так почтальонам будет легче его найти. На последней сточке указывается почтовый индекс ( ZIP Code ) и он может состоять из букв и цифр.

В американских адресах после названия города пишется аббревиатура штата, так как существуют города с одинаковыми названиями в разных штатах, и почтовый индекс:

Название страны указывается, если письмо отправляется за границу. Для писем внутри одной страны, ее название обычно не пишется. Если вы отправляете письмо за границу, то рекомендуется также писать название страны на русском языке, рядом с английским (для работников почты вашей страны).

Если вам необходимо написать письмо в зарубежную компанию или организацию, то в самой первой строчке, вы пишите имя адресата и его должность, если она вам известна:

После этого указываете название организации, компании, учебного заведения:

И после указываете адрес организации или компании, так же, как и в предыдущих примерах. Только после номера дома или здания, необходимо указать номер офиса компании или номер кабинета человека: Suite

Надеемся, что наша статья помогла вам разобраться в том, как указывать адрес на английском языке. Пусть все ваши письма находят своих адресатов!

Если вам сложно изучать английский самостоятельно, наши преподаватели готовы помочь вам. Записывайтесь на бесплатное вводное занятие и приступайте к работе!

enginform.com

Сегодня мало кто пишет обычные письма, выбирая как альтернативу письмо электронное. Казалось бы, быстрее, удобнее, проще и чаще всего дешевле. Однако есть люди, которые все же предпочитают общаться друг с другом старым способом – при помощи почтовой пересылки. В данной статье хочется рассказать, как писать адрес на конверте правильно, чтобы послание дошло до адресата вовремя и без задержек.

Стоит сказать, что пример почтового адреса (написанный на стенде в почтовом отделении) является важным источником информации. Ведь все не так просто, нельзя заполнять конверт так, как хочется, делать это нужно согласно установленным правилам, которые, к слову, закреплены документально в Правилах оказания услуг почтовой службы (постановления №221 Правительства РФ от 15.05.05). Тут можно найти ответ на вопрос о том, как правильно расположить необходимую информацию, и какие реквизиты должны быть указаны на почтовом конверте.

Как писать адрес на конверте? Это вопрос, который волнует многих людей. Ведь даже из-за неправильно оформленного письма оно может просто не дойти до адресата и потеряться. Что же нужно указать, чтобы послание дошло до того, кто его ожидает? Так, важна будет следующая информация (написанная именно в этом порядке):

  1. Имя адресата (для физических лиц — ФИО полностью или в кратком варианте, для юридических — полное название организации).
  2. Название улицы, порядковый номер дома, квартиры (если в нумерации дома присутствуют буквы или дополнительные цифры, их также обязательно нужно написать. Например, номер дома 5а или 10/12).
  3. Населенный пункт (его название, а также обозначение: город, поселок, деревня).
  4. Название района.
  5. Обязательным является название края, области, автономного округа, республики.
  6. Для международных отправлений важно указать страну проживания (как свою, так и адресата).
  7. Почтовый индекс.

Все это та необходимая информация, которая нужна почтовой службе для того, чтобы вовремя и в нужное место доставить письмо. В ином случае, если есть ошибки или адрес указан неверно, оно может быть возвращено по адресу отправителя или просто остаться на почте.

Если нужно разобраться, как правильно писать почтовый адрес, необходимо знать, что существует несколько простых правил, которые важно соблюдать:

  • конверт может быть как почтовым, разграфленным, так и просто белым;
  • писать на конверте нужно каллиграфическим разборчивым почерком, лучше печатными буквами, чтобы работники почтовой службы безошибочно определяли месторасположение адресата;
  • текст на конверте может быть как рукописным, так и напечатанным на компьютере или печатной машинке;
  • на конверт можно клеить отпечатанные ярлыки, это также допускается;
  • двойные номера домов пишутся через дробь (например, номер дома 15/2);
  • если номер дома имеет букву, ее также необходимо указать (например, номер дома 5а);
  • если письмо отправляется в границах Российской Федерации, адрес должен быть написан на государственном языке (нюанс: можно писать адрес и на родных языках республик, однако он должен быть продублирован обязательно и на русском языке);
  • что касается международных отправлений, в таком случае адрес пишется латинскими буквами, а также арабскими цифрами (название страны назначения письма может быть продублировано и на русском языке).

Стоит сказать и о том, что многие люди путают, как писать почтовый адрес, т. е. где правильно разместить адрес отправителя, а где – адресата. Так, для этого также существуют определенные правила. Информация об адресате (о том человеке, кому отправляется письмо) пишется в правой нижней части конверта, в порядке, указанном выше. Сведения об отправителе указываются в левом верхнем углу конверта.

Для того чтобы лучше разобраться во всем вышесказанном, необходимо привести пример почтового адреса, написанного на конверте. Если нужно отправить обычное письмо, все будет выглядеть следующим образом (информация об адресате):

Сейчас хочется привести пример почтового адреса, если письмо будет отправлено не на домашний адрес, а на абонентский ящик. Так, это будет выглядеть следующим образом:

Стоит сказать и о том, что письма можно посылать на почтовое отделение города с пометкой «до востребования». В таком случае они будут находиться у почтового служащего, пока за ним лично не придет адресат. В таком случае пример почтового адреса будет выглядеть следующим образом:

Важной окажется информация и о том, как правильно писать адреса на конвертах, если нужно отправить послание за границу. Так, в первую очередь хочется напомнить, что следует соблюдать все вышеупомянутые правила. Порядок написания будет такой же: сначала идет имя, далее название улицы, номера дома, квартиры, далее город, район, область (штат) и в самом конце страна и индекс. Также стоит сказать и о том, что названия улиц, домов, фамилии и имена не переводятся на иностранный язык. А вот родовые понятия, такие слова, как, например, «дом», «улица», «поселок» или «город» требуют перевода. Однако есть и определенные нюансы при переводе на иностранный язык: названия известных городов лучше писать все же в переводе (примером может быть город Москва. Писать на конверте лучше Moscow, а не Moskva). Стоит помнить, что почтовый адрес на английском пишется как для адресата, так и для отправителя (допускается написание первого на языке той страны, куда отправляется письмо, однако всегда название страны должно быть продублировано на русском языке).

Чтобы лучше разобраться, как правильно написать почтовый адрес на английском, нужно привести пример. Итак, как же будет выглядеть адрес получателя?

Peter Brown (имя и фамилия получателя)
7 Green Avenue, Apt. 4 (улица, номер дома, квартиры)
Ann Arbor 48104 (город, индекс)
USA, США (страна назначения)

Важным также является правильное написание почтового адреса, если письмо нужно отправить не человеку, а юридическому лицу, т. е. организации или отдельной его рабочей единице. Ниже будет приведен пример отправки письма в бухгалтерию одного из банков Великобритании:

The Accounts Department (отделение организации: бухгалтерия)
UDD Bank Ltd (полное название организации: банк)
22 Lombard Str. (улица и номер дома, где размещено строение)
London 3 WRS (город, индекс)
UK, Великобритания (название страны)

Есть свои нюансы и в том случае, если нужно отправить письмо из-за границы в Россию. Так, адрес может быть написан как на русском, так и на иностранном языке. Возможны вариации, когда информация об адресате будет написана на русском, а вот об отправителе – на языке той страны, откуда оно пришло.

Как может выглядеть написание адреса на английском и на русском языках, если письмо идет в Россию из-за границы? Вариант первый:

Ivanov I.I.
ul. Belaya 14-10
Zarechye
Zeleniy raion
Gostevaya oblast
Russia
111222

Важным окажется тот факт, что можно без проблем писать адреса как первым, так и вторым способом.

Если необходимо отправить письмо из раздела деловой корреспонденции за границу, нужно помнить о том, что следует почтительно относится к тому лицу, которому направляется послание. Так, к должностным лицам женского пола необходимо обращаться следующим способом:

  • Mrs – если женщина замужняя.
  • Miss – если женщина незамужняя.
  • Ms – просто женщина (если ее положение неизвестно).

Что касается мужчин, то тут все предельно просто и незамысловато. К ним нужно прибавлять приставку Mr. Важной окажется та информация, что без имени и фамилии эти приставки сами по себе не пишутся. После данного обозначения ставится точка. Однако если нужно отправить письмо в Великобританию, то в таком случае после официального обращения и перед именем точка не ставится. Интересным окажется и тот факт, что, согласно требованиям королевской почтовой службы, название города должно быть написано прописными буквами.

fb.ru

С мая 2005 года в нашей стране действует новая редакция Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221 (далее – Правила). Она заменила собой действовавшие Правила 2000 года. Новые Правила определяют, в том числе, порядок написания почтовых адресов, включающий использование обязательных элементов адреса и определенную последовательность их расположения. Такой порядок был установлен еще прежними Правилами (2000 г.), и в целом он соответствует международным правилам написания адресов.

Адреса пишутся не только на конвертах, они могут проставляться и на самих документах, например, на служебных письмах в составе реквизита «адресат». Однако и в том и в другом случае они должны оформляться в соответствии с установленными требованиями. В настоящее время этому уделяется серьезное внимание, так как от правильности написания адреса во многом зависит скорость пересылки почтовых отправлений. Работники отделений связи должны однозначно воспринимать имя и местонахождение адресата. Кроме того, отделения почтовой связи все активнее переходят на автоматизированные способы обработки корреспонденции, что требует дополнительной четкости оформления каждого элемента почтового адреса. В адресе не должно быть исправлений, знаков, не относящихся к нему, и произвольных сокращенных названий стран, городов или иных населенных пунктов, улиц и т.п.

В соответствии с Правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности:

  1. полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин);
  2. название улицы, номер дома, номер квартиры;
  3. название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  4. название района;
  5. название республики, края, области, автономного округа (области);
  6. название страны;
  7. почтовый индекс.

Каждый элемент адреса рекомендуется писать на отдельной строке.

Из примера видно, что если адресатом является частное лицо, его имя может быть представлено инициалами или полным именем и отчеством. Полностью указываются имя и отчество, если при получении почтового отправления адресат обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Так, фамилия и инициалы получателя указывают на простых почтовых отправлениях, а на отправлениях, адресованных, например, «До востребования», имя и отчество в адресе записывают полностью. Исключение составляют имена, в которых в силу национальных особенностей не применяют отчества.

Если адресатом является организация, то можно указывать как ее полное, так и сокращенное наименование. Если вы точно знаете, какому специалисту или руководителю направляете свое письмо, то его лучше указать на конверте для ускорения обработки корреспонденции организацией-получателем.

Обратите внимание, что согласно пункту 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 инициалы физического лица пишутся после его фамилии, а у должностного – перед. Не беремся обсуждать логичность такого правила. Отметим только, что предназначено оно, как и сам ГОСТ Р 6.30-2003, для организационно-распорядительных документов и напрямую на оформление конвертов не влияет. Просто если вы используете конверты с прозрачным окошком, через которое виден адресат и его почтовый адрес, напечатанные на самом документе, вложенном в этот конверт, то такая разница будет иметь место. Если же вы пишете наименование получателя только на конверте, то Почтовые правила на этот счет не содержат никаких указаний, а значит, «руки у вас развязаны».

Кроме того, рядом с адресатом может быть указана пометка «лично». Это означает, что конверт не должен вскрываться и в первозданном виде должен попасть на рабочий стол получателю. Так как сотрудник экспедиции не может узнать о содержимом конверта и потому зарегистрировать входящий документ, такие послания полагается передавать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции. Таковы общие правила, которые в конкретной организации могут быть закреплены внутренним нормативным документом или, наоборот, откорректированы им.

Далее должны присутствовать реквизиты, которые в совокупности определяют место нахождения адресата. При их оформлении используют сокращения почтовых сведений (их еще называют «родовые понятия»). В их числе такие, например, как область, район, город, поселок, улица и т.п.

Обязательным условием является использование общепринятых сокращений. Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.

Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, например, следующие:

  • обл. – область (например: Вологодская обл.);
  • р-он – район (например: Чеховский р-он);
  • г. – город (например: г. Саратов);
  • пос. – поселок (например: пос. Матвеевский);
  • ул. – улица (например: ул. Рябиновая);
  • пр-т – проспект (например: пр-т Маршала Жукова);
  • пр-д – проезд (например: Коломенский пр-д);
  • пер. – переулок (например: Кривоколенный пер.);
  • наб. – набережная (например: наб. Тараса Шевченко);
  • пл. – площадь (например: пл. Гагарина);
  • б-р – бульвар (например: б-р Дмитрия Донского);
  • ш. – шоссе (например: Варшавское ш.);
  • д. – дом (например: д. 143);
  • корп. – корпус (например: корп. 2);
  • стр. – строение (например: стр. 1);
  • кв. – квартира (например: кв. 154).

Остановимся на некоторых особенностях, которые следует учитывать при оформлении адреса.

В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы.

Название улицы, проспекта и т.п., номер дома, номер квартиры записываются в одну строку и отделяются запятыми.

Номер дома по российским правилам всегда пишется после названия улицы.

Он может быть простым, двойным или литерным. Двойные номера домов принято писать через косую черту, а буквенные литеры пишутся слитно с номером дома. См. Пример 3.

Кроме того, почтовый адрес может включать данные, которые уточняют номер дома: строение или корпус. Они записываются после номера дома и отделяются от него запятой. См. Пример 4.

Номер квартиры обязательно указывают при направлении корреспонденции в адрес частного лица (см. Пример 1). Гораздо реже такая необходимость возникает, если почтовое отправление адресуется юридическому лицу. Однако если в указанном здании располагается несколько организаций, их офисы часто имеют свои номера, которые включаются в почтовый адрес (см. Пример 5).

Нужно сказать, что в настоящее время часто в адресе не указывают обозначение дома –«д.», а пишут только его номер. Такой способ написания используется в зарубежных странах, он допускается и в российской практике адресования корреспонденции. См. Пример 6.

На следующей строке в адресе указывается название населенного пункта. При оформлении этих сведений также нужно учитывать определенные правила.

Так, обозначение города («г.») может не проставляться перед названиями городов федерального значения: Москва и Санкт-Петербург, а также перед названиями, образованными с использованием слова «город». См. написание городов в Примере 1.

Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только название городов без каких-либо иных уточняющих данных:

На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения, или в города, которые являются районными центрами, после названия города указывают название области или края:

Если населенный пункт в соответствии с административно-территориальным делением находится в районном подчинении, то после его названия указывают название района, а затем название области или края:

Если сравнить два варианта написания адреса, представленные в Примере 9, то вы увидите, что в первом случае район и область указаны через запятую в именительном падеже, а во втором – без запятой со склонением. Оба варианта допустимы.

Хотелось бы прокомментировать еще один момент, хотя Почтовые правила предполагают группировку элементов адреса по нескольким строкам; в случае отсутствия на конверте необходимого числа строк всю эту информацию можно объединять. Главное – постараться, чтобы индекс получателя был указан в отдельной строке. Это облегчит сортировку огромного объема писем на почте.

Указание на конверте абонентского ящика, открытого в отделении почтовой связи, заменяет собой весь адрес, кроме населенного пункта и индекса этого отделения (см. Пример 8).

Почтовый индекс – это цифровое обозначение, которое присваивается объекту почтовой связи, осуществляющему прием и отправку почтовых отправлений. В соответствии с Правилами он проставляется после всех реквизитов почтового адреса. Кроме того, индекс в обязательном порядке вписывается стилизованными цифрами в специальном кодовом штампе на конверте, лицевой стороне почтовой карточки и на других почтовых отправлениях.

Правда, существуют конверты, на которых нет не только кодового штампа для указания индекса, но и вообще никакой разлиновки, а также слов «Кому», «Куда», «От кого» и «Откуда» – абсолютно чистый белоснежный конверт. В этом случае можно поступить по-разному: указать не только переменную информацию, но и эти ключевые слова, а можно обойтись и без них. Ведь сотрудники почты знают, что в верхнем левом углу указываются данные отправителя, а в нижнем правом – получателя. Отечественные и международные почтовые правила это допускают. И тогда конверт будет выглядеть следующим образом (обратите внимание на падежи, в которых указывается наименования отправителя и получателя, для наглядности мы привели их полностью без инициалов):

Еще одним элементом почтового адреса, закрепленным Правилами, является название страны. Однако этот реквизит указывается не всегда. Он не входит в состав адреса на внутренних почтовых отправлениях, то есть тех, которые не пересылаются за пределы Российской Федерации. Для международных почтовых отправлений указание названия страны назначения является обязательным.

В Правилах уделяется особое внимание вопросам, связанным с языком, на котором должны оформляться адреса. Так, установлено, что адреса почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Но если почтовые отправления принимаются для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, адреса могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики. Однако они обязательно должны быть продублированы на русском языке. Это требование напрямую связано с нормами законов «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации».

В современном мире большую роль играют международные контакты. Поэтому разработаны международные правила оформления не только документации, но и адресов на почтовых отправлениях. Они учтены и в соответствующих российских нормативных актах. В частности, эти вопросы в общем виде регулируются российскими Почтовыми правилами.

Так, установлено, что на международных почтовых отправлениях, пересылаемых за границу, адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, но обязательным условием является повторение наименования страны назначения на русском языке.

Этот адрес на письме, отправленном из любой страны, входящей в Евросоюз, был бы точно таким же, но название страны назначения было бы повторено на английском языке по международным правилам.

Адрес на международном почтовом отправлении, которое пересылается в Россию, может быть написан как на русском, так и на иностранном языке. При этом не переводятся на иностранный язык названия улиц, районов, областей и т.п. Они просто записываются латинскими буквами. Родовые понятия (город, улица и т.п.) часто пишутся на языке страны-отправителя.

Вместе с тем нередки случаи, когда отправители не переводят, а записывают латинскими буквами не только названия, но и обозначения улиц, районов, областей и т.п. в том виде, в каком они представлены в российском варианте адреса:

В русскоязычном варианте название страны повторяется на английском языке.

Структура, размеры, последовательность расположения элементов адреса на международных почтовых отправлениях установлены стандартом ИСО (Международной организации по стандартизации). Кроме того, учитывают рекомендации Всемирного почтового союза и ряда других документов, принятых соответствующими международными организациями.

В целом структуру международного адреса можно представить в следующем виде:

  • имя получателя (или название компании для адреса юридического лица);
  • улица, номер дома (при адресовании частным лицам в адрес могут быть включены номер квартиры, подъезда, этажа);
  • район (или характерное название квартала, иной части населенного пункта);
  • город (или иной населенный пункт) и почтовый индекс;
  • регион (штат, графство, кантон и т.п.);
  • страна назначения.

Нужно обратить внимание, что стандарт ИСО только рекомендует придерживаться такой последовательности элементов адреса. При этом всегда учитываются национальные правила и традиции стран назначения. Это касается, например, последовательности размещения и группировки элементов адреса, степени детализации уточняющих данных, почтовых кодов, использования сокращений.

Так, в Англии и Ирландии сначала указывается номер дома, а затем название улицы, а в Германии и Швеции наоборот:

Почтовые индексы также формируются по-разному и различаются порядком расположения. Например, в Германии или Австрии почтовый индекс следует писать перед названием города, а в Англии и США – после него:

Кроме того, в странах Европейского Союза часто используется одно- или двузначный буквенный код страны, который проставляется перед почтовым индексом и условно становится его частью:

Представленные примеры не исчерпывают всего многообразия требований и рекомендаций, которые следует учитывать при написании адресов. Однако всегда нужно помнить о главном: в адресе должна быть представлена точная и полная информация, которая дает однозначное представление об адресате и его местонахождении. Только это позволяет без задержек и дополнительных поисков отправлять и получать почтовую корреспонденцию, а значит, повышать качество услуг почтовой связи.

www.delo-press.ru

1.1. Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.

1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.

1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения.

1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».

1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:

Структура должностной инструкции включает следующие разделы:

1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).

В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:

· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

· организация, в которой производятся действия по доверенности

· подпись руководства организации (автора доверенности).

1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая — заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:

Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.

В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.

При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением. », «Искренне Ваш. ».

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.

1.13. Анкета — это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

1.14. Таблица — форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов — заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номер граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Заголовок пишется над таблицей посредине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится, например:

Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.

Сокращение слов в заголовке таблице и заголовках граф не допускается.

Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:

Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:

Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графу таблиц могут быть заменены кавычками.

Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

Замечания и предложения по улучшению работы с обращениями граждан

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».

«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования. а также в связи с недостаточной загруженностью. просим Вас решить вопрос о. ».

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические — г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторые другие.

1.16.1. При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога, например, неправильно:
просмо — тр, ст — ройка; правильно: про — смотр, строй — ка.

1.16.2. При переносе слов нельзя отделять ъ, ь и й от предшествующей буквы. Например, неправильно: под — ъезд, бол — ьшой, во — йна; правильно: подъ — езд,
боль — шой, вой — на.

1.16.3. Если после приставки стоит буква ы, то переносить часть слова, начинающуюся с ы, не следует. Например: неправильно: безыдейный, пред — ыдущий: правильно: безы — дейный, преды — дущий.

1.16.4. При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога, например: неправильно:
эк — сперт, пок — рытие, тран — спорт; правильно: экс — перт, по — крытие,
транс — порт.

1.16.5. При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога. Например, неправильно: пятиг — раммовый, Волгог — рад, Кирова — бад; правильно: пяти — граммовый, Волгоград, Киров — абад.

1.16.6. Нельзя разбивать переносом односложную часть сложносокращенного слова. Например, неправильно; спе — цодежда; правильно: спец — одежда.

1.16.7. Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными. Например, неправильно: ма — сса; правильно: мас — са..

Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженый, нововведение. Эти слова надо переносить так:

1.16.8. Нельзя разбивать переносом сокращенные слова (аббревиатуры), например: Ростовская — АЭС, ТЭЦ — 9, ЗИЛ — 130.

1.16.9. Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.

1.16.10. Нельзя отделять слово «России» от слова, к которому оно относится, например:

1.16.11. Нельзя отделять арабские и римские цифры от единиц измерения и поясняющих их слов, например неправильно: 1 января 2000 — г., 53 — км, 72 — кв.м, XX — век.

1.16.12. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую инициалы от фамилии. Неправильно: Маслов — Н.В., Чернышев — Л.Н.

1.16.13. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится. Неправильно: г-на — Петрова, г. — Загорск.

1.16.14. Нельзя переносить на другую строку пунктуационные знаки кроме тире, стоящего после точки или после двоеточия перед второй частью прерванной прямой речи.

1.16.15. Нельзя разбивать переносом на другую строку условные сокращения типа и т.п., и т.д., и пр.

1.16.16. Нельзя переносить наращения. Неправильно: 1 — — е, 2 — — ая.

1.17.1. Тире ставится между словами для обозначения пространственны временных или количественных пределов (вместо «от . до»), например:

восстановление движения на линии метрополитена между станциями «Лесная» — «Площадь мужества».

При написании временных и количественных пределов перед и после тире пробелы не ставятся, например:

1.17.2. Тире ставится между существительными и распространенным приложением, например: страны — члены СНГ.

1.17.3. Тире ставится, если одиночное приложение относится к двум существительным, например: министерства и ведомства — заказчики.

1.17.4. Дефис ставится между существительным и одиночным приложением, например: министерство-заказчик, министерство-поставщик

1.17.5. Через дефис пишутся сложные слова, например: дизель-мотор, погрузчик-смеситель, прерыватель-распределитель.

1.18.1. Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все знаки ставятся после кавычек.

1.18.2. Ни перед открывающейся, ни перед закрывающейся скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Все эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки, например:

Новые тенденции в градостроительстве (прежде всего снижение этажности жилой застройки, развитие малоэтажного жилищного строительства, а также необходимость в размещении значительного количества новых учреждений), а также отсутствие неосвоенных территорий и средств на их освоение, вынуждают к поискам площадок под размещение объектов в застроенных районах населенных мест и пересмотру концепции ранее разработанной и утвержденной градостроительной документации.

1.18.3. Точка перед открывающейся и закрывающейся скобкой ставится в том случае, если перед скобкой стоит законченное предложение, а слова, заключенные в скобки, имеют самостоятельное значение, например:

Конструктивное решение пристройки не обосновано расчетами и, по экспертной оценке, не обеспечивает безопасной эксплуатации здания. (Кирпичные колонны, воспринимающие нагрузки от перекрытий, опираются на фундаментные балки, сечения элементов стропильной крыши занижены в 2,5-3 раза.)

1.18.4. Если после цитаты следует ссылка на автора или на произведение, то эта ссылка заключается в скобки. Точка ставится после скобки, например:

«Хотели как лучше, а получилось как всегда» (Черномырдин).

1.18.5. После цифровых и прописных буквенных перечислений с точкой: 1., 2., 3.; I., П., III. или А., Б., В. — абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.

1.18.6. После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой а), б), в), или 1), 2), 3) — пункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если пункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками; последний абзац пункта заканчивается точкой с запятой.

1.18.7. Знаки №, %, и § для обозначения множественного числа удваивать не следует, например:

Сноски печатаются в конце соответствующей страницы. Первое слово в сноске пишется с прописной буквы и в конце ставится точка.

В тексте документа сноски должны быть оформлены одинаково: цифрами (1), 2), 3)) или звездочками (*), **), ***)). Знаки препинания (запятая, точка с запятой, двоеточие, точка) в тексте ставятся после знака сноски.

Примечания к служебным документам допускаются только в исключительных случаях, когда соответствующее пояснение невозможно изложить в тексте документа.

Примечания обычно выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.

Примечание отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

Слово «Примечание» пишется с «красной строки» без подчеркивания и после него ставится точка. Текст примечания начинается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал. Вторая и последующие строки примечания пишутся от левого поля. В конце текста примечания ставится точка. Например:

Примечание. Более подробная информация о работе, проводимой в регионах Российской Федерации по энергосбережению в строительстве и жилищно-коммунальном хозяйстве, будет представлена в отдельном аналитическом докладе, подготавливаемом Главгосэкспертизой России.

Если примечаний несколько, то слово «Примечания» пишется от левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание пишется с «красной строки» и нумеруется арабской цифрой. Примечания отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Резолюция — реквизит документа, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

В резолюции определяются подразделения или должностные лица, которым может быть поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.

Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ? 14,5 мм). В этом случае указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

Допускается оформлять резолюцию от руки соответствующем руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

1.22. Корректурные знаки, применяемые при редактировании и исправлении ошибок

Служебный документ, передаваемый для печати, должен быть написан аккуратно, разборчиво, предварительно согласован и отредактирован. Для исправления ошибок, обнаруженных в тексте применяются корректурные знаки:

e вставить или заменить одну букву, цифру, знак, например:

— поменять местами стоящие рядом слова, буквы, например:

Это предложение отклонено, как противоречащее основным Положениям проекта постановления

— заменить строчную букву прописной или прописную строчной. Две линии ставятся над буквой (при замене строчной буквы на прописную) или над буквой (при замене прописной буквы строчную), например:

— оставить как было, т.е. не учитывать исправления, например:

— набрать строчными (подчеркнуть снизу букву, слово), например:

1.1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (инструкция, положение, программа и т.п.), пишутся с прописной буквы, например:

Комплексная программа подготовки к празднованию 300-летия г. Петрозаводска, Генеральный план развития Москвы.

В названиях документов, принятых совещаниями, конференциями организаций и учреждений, с прописной буквы пишется первое слово:

Решение Всероссийского совещания руководителей экспертных органов.

Так же пишутся названия международных договоров, соглашений конвенций: Соглашение о межгосударственной экспертизе проекта строительства, представляющих взаимный интерес для государств участников Содружества Независимых Государств.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например российско-казахстанский Договор о. ).

В этих документах пишутся с прописной буквы слова «Договор», «Конвенция», «Соглашение».

1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы:

проект федерального конституционного закона (название)

постановление Совета Федерации Федерального Собрания

постановление Государственной Думы Федерального Собрания

Вид документа с предшествующим родовым словом, не включенным заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки начинается с прописной буквы: инструкция «О порядке проведения государственной экспертизы проектов строительства».

2. ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ НАЗВАНИЯ, НАЗВАНИЯ ГОСУДАРСТВ, АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

2.1. Общее правило написания географических названий.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро, река, город и т.д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет».

Например: Арктика, Урал, Восточная Сибирь, водопад Кивач, река Волга, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, остров Новая Земля, Большая песчаная пустыня, Главный Кавказский хребет, Ростов-на-Дону, библиотека имени Ленина.

2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий.

Пишутся с прописной буквы, если они входят в состав сложных географических названий или в качестве прозвищ, фамилий, индивидуальных названий: Московская область, Северный Ледовитый океан, Кольский залив, остров Врангеля.

Пишутся со строчной буквы, если не входят в состав сложного собственного географического наименования: азиатские страны, московская школа, тихоокеанская сельдь.

2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.

Существительные (типа лес, поляна, церковь и т.д.) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Новая Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

2.4. Названия должностей, званий, титулов в составных географических названиях:

Пишутся с прописной буквы: берег Принца Улафа, Земля Королевы Мод, острова Королевы Шарлотты.

Слово «Святой» в географических названиях пишется с прописной буквы:

горы Святого Ильи, залив Святого Лаврентия, остров Святой Елены.

со вторым компонентом -город, -град, -дар, -поль, -полье и т.д.:

с первым компонентом ново-, старо-, нижне-, средне-, бело-, красно-, черно-, центрально- и т.д.: Новокузнецк, Старобелъск, Нижнеенисейская возвышеность, Среднеамурская равнина, Белокаменск, Краснохолмская набережная, Черноголовка;

с первым компонентом — числительным: Второкаменский, Первоуральск, Пятигорск, Троебратский;

представляющие собой сложносокращенные слова: Свиръстрой, Трудфронт (поселок городского типа).

Пишутся через дефис (каждая часть с прописной буквы):

существительные или прилагательные, состоящие из двух равноправны компонентов: Химки-Ховрино, Ильинское-Хованское, Ликино-Дулево, Садовая-Триумфальная;

названия, представляющие собой сочетание существительного последующим прилагательным: Гусь-Хрустальный, Дмитриев-Льговский, Переславль-Залесский;

сложные прилагательные с первым компонентом Северо-, Южно-, Западно-, Восточно-:

названия населенных пунктов с первым компонентом верх-, соль-, усть-:

переданные по-русски иноязычные географические названия, которые в оригинале пишутся раздельно или через дефис:

2.6. Родовые иноязычные слова в составе географических названий

Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд, каньон и др.): Варангер-фьорд.

В остальные случаях принято написание с прописной буквы: Йошкар-0ла (ола-город), Кзыл-Орда (кзыл — красная), Сьерра-Невада (Сьерра — горная цепь).

2.7. Служебные слова (предлоги, артикли, частицы) в начале иноязычных географических названий

Пишутся с прописной буквы и присоединяются дефисом: Де-Риддер, Ла-Асунсьон, Ла-Мартр, острова Де-Лонга, а также Санта-Крус, Сан-Франциско, Сен-Готард.

2.8. Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий

Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пуэрто-де-Чоррера, Франкфурт-на-Майне.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т.е. восточных стран). Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы:

Части света пишутся с прописной буквы: Австралия, Азия, Америка, Антарктида, Африка, Европа.

2. 10. Неофициальные названия географических единиц, частей стран

В этих названиях все слова, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент и т.д.), пишут с прописной буквы: Азиатский материк, Атлантическое побережье, Верхнее Поволжье, Восточное побережье США, Европейский континент, Заполярье, Новый Свет, Оренбуржье, Приднестровье, Северный Урал, Южный берег Крыма.

Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая зона.

2.12. Геологические бассейны, месторождения ископаемых, бассейны рек.

Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги, Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское месторождение фосфоритов, Средиземноморский бассейн.

Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний плес Волги,

С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация — Россия, Эстонская Республика, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль, а также республики, входящие в состав Российской Федерации: Республика Адыгея, Республика Дагестан и т.п.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Коста-Рика, Папуа-Новая Гвинея, Сьерра-Леоне.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зон, и т.п.), пишутся с прописной буквы: Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония), Страна утренней свежести (Корея).

В их названиях с прописной буквы пишутся первое слово и собственны имена: Европейская ассоциация свободной торговли. Таможенный экономический союз Центральной Африки.

В их названиях с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений (край, округ, область): Красноярский край, Ханты-Мансийский автономный округ, Московская область.

2.18. Улицы, переулки, городские достопримечательные места

В названиях проспектов, улиц, площадей, переулков и т.п. все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, набережная, переулок, площадь, проезд, просек, проспект, тупик, улица, шоссе), пишутся с прописной буквы по общему правилу написания географических названий: проспект Мира, улица Бутырский Вал, улица Каретный Ряд, Большая Дмитровка, улица Серпуховской Заставы, улица Теплый Стан, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота, Фуркасовский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост, Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.

В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы: Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, Инженерный замок, Новодевичье кладбище, Петропавловская крепость.

Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.

2.19. Железнодорожные станции, вокзалы, аэропорты, станции метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэровокзал Внуково, Курский вокзал, Москва-Товарная, станция Переделкино.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Арбатская, Измайловский парк, Ленинский проспект.

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Федеральный лицензионный центр, Российское общество инженеров строительства, Академия коммунального хозяйства имени К.Д. Панфилова.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро пропусков, отдел кадров, поликлиника № 140 Гагаринского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: территориальные органы государственной вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации.

3.2. Правила написания наименований государственных и общественных органов, организаций и должностей

3.2.1. Использование в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 года №1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация». В названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация», слово «федеральный» и образованные на их основе слова и словосочетания применяются в соответствии с актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

Наименование «Российская Федерация» используется в полных названиях органов государственной власти Российской Федерации.

Наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованные на их основе слова и словосочетания не используются, как правило, в названиях организаций, образуемых (учреждаемых) организациями, уже имеющими в своем названии такие наименования, кроме случаев включения ими своего названия в название создаваемой организации.

Слово «федеральный» используется, как правило, в названиях органов государственной власти Российской Федерации, а также организаций, образуемых с участием государства.

3.2.2. Название должности главы исполнительной власти в Российской Федерации и высшего должностного лица Российской Федерации пишется с прописной буквы:

В названиях органов при Президенте Российской Федерации пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные, например:

Заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации

Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации.

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

Главный государственный инспектор Российской Федерации;

государственный секретарь при Президенте Российской Федерации

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации.

Названия актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации, но: указы президента Российской Федерации распоряжение Президента Российской Федерации.

3.2.3. В названии высшего органа исполнительной власти все слова пишутся с прописной буквы:

3.3. Порядок использования полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации пишется с прописной буквы первое слово. Если в их состав входят имена собственные или названия других учреждений, то эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и аппарата Правительства Российской Федерации от 9 сентября 1999 года предложено использовать сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти при подготовке проектов распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации, а также при подготовке проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

При подготовке проектов указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов используются полные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Примеры использования полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти

Министерство Российской Федерации по атомной энергии

Министерство государственного имущества Российской Федерации

Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации

Министерство топлива и энергетики Российской Федерации

Государственный комитет Российской Федерации по делам Севера

Государственный комитет Российской Федерации по земельной политике

Государственный комитет Российской Федерации по охране окружающей среды

Государственный комитет Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу и т.д.

Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации

Высшая аттестационная комиссия Российской Федерации и т.д.

Федеральная служба безопасности Российской Федерации

Федеральная пограничная служба Российской Федерации

Федеральная служба воздушного транспорта России и т.д.

Федеральный горный и промышленный надзор России и т.д.

Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации и т.д.

3.4. Высшие органы государственной власти и управления республик в составе Российской Федерации

В названиях высших органов государственной власти и управления республик в составе Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:

Названия высших должностей в республиках пишутся с прописной буквы:

В названиях министерств, государственных комитетов, других центральных органов государственного управления республик и должностей их руководителей пишется с прописной буквы первое слово:

3.5. Местные органы государственной власти и управления

Слово «Совет» в значении органа власти пишется с прописной буквы, за исключением тех случаев, когда оно входит в состав сложносокращенных слов, например: Совет народных депутатов, местные Советы народных, депутатов, Таганский районный Совет народных депутатов (Таганский райсовет).

администрация Нижегородской области, мэрия Санкт-Петербург правительство Москвы, глава администрации Красноярского края, губернатор Сахалинской области, мэр Санкт-Петербурга, премьер правительства Москвы.

Названия главных управлений и самостоятельных отделов в состав ведомства пишутся с прописной буквы: Главное управление государственной вневедомственной экспертизы; Отдел государственной вневедомственной экспертизы Комитета по архитектуре и капитальному строительству Приморского края.

Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: юридический отдел Управления делами, экономический факультет, экспертная группа, Межправительственный совет по сотрудничеству строительной деятельности стран СНГ, Межведомственный совет по вопросам архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

3.7. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условным наименованием в кавычках

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, родовое же название и название, указывающее специальность, пишутся со строчной буквы: судоремонтный завод «Нерпа», металлургический завод «Серп и молот», торговая фирма «Интеграция», производственное объединение «Элегант», шахта «Северная 2- бис», концерн «Телеком».

В названиях со словом «имени» или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы: металлургический завод имени А.И. Серова, фабрика детской книги №1, разрез имени Вахрушева.

3.9. Сложные названия, начинающиеся словами «Государственный», «Всероссийский», «Центральный», «Международный» или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)

С прописной буквы пишется первое слово: Всероссийский биржевой банк, Международная универсальная биржа вторичных ресурсов, Шестой государственный подшипниковый завод, Государственный концерн по производству цветных металлов «Норильский никель».

3.10. Сложные названия, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Московская государственная вневедомственная экспертиза, Уральский электромеханический завод, Московский центр ценных бумаг, но: орловское предприятие «Олимп», тульский кооператив «Искатель».

3.11. Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков

Названия зарубежных фирм и т.п. из одного или нескольких слов транскрибируют русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы пишут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейтс стил», «Дженерал моторс», концерн «Рено-Меган», «Роллс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм и т.п. в виде буквенной аббревиатуры в кавычки не заключают: АЭГ, ТТТ, МББ.

3.12. Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия архитектуры и строительных наук (РААСН), Военно-Воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище №1, средняя школа №59 имени Н.В. Гоголя, московская средняя школа №266. Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы: Музыкальное училище имени Ипполитова-Иванова, Санкт-Петербургский архитектурно-строительный колледж, Брянский строительный техникум.

3.13. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственный театр им. Евгения Вахтангова, Центральный парк культуры и отдыха им. М. Горького.

С прописной буквы пишется и начальное слово усеченного названия, которое употребляется в функции полного: Государственная Оружейная палата Московского Кремля (Оружейная палата), Государственный литературный музей (Литературный музей), Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

В названиях из родового наименования и наименования в кавычках с прописной буквы пишется только наименование в кавычках: выставка «Современный дом», международная выставка «Архитектура и строительство».

Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры пишутся с прописной буквы: Дворец творчества для детей и юношества, Дом Российской прессы.

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Зимний дворец, дом отдыха, Большой Кремлевский дворец.

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гознак, госкомитет, министерство.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы, в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова «трест», «комбинат», «фабрика» и т.п.: комбинат «Кузбассуголь» (комбината «Кузбассуголь»), трест «Саратовгаз» (треста «Саратовгаз»).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем, буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание, как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

4.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

действительный член Российской академии наук, академик,

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например, установить почетное звание «Заслуженный строитель Российской Федерации», присвоить звание «Государственный строительный инспектор Российской Федерации», но наградить народного артиста Российской Федерации.

5. УСЛОВНЫЕ ИМЕНА СОБСТВЕННЫЕ, МЕСТОИМЕНИЯ ПРИ ОБРАЩЕНИИ К ЛИЦАМ. ФОРМУЛЫ ОБРАЩЕНИЯ

Пишутся с прописной буквы, как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас. Сообщаем Вам.

Обращением к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо.

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Обращением к соратникам по партии или иному общественному движению является:

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова.

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Данилов-Данильян.

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную склоняются: Майорец — Майорца, Коломиец — Коломийца, Озолинг — Озолинга Хмель — Хмеля, в отличие от женских, которые не склоняются.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда-Неруды, Петрарка — Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я склоняются: Головня — Головни, Лобода — Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

7. НАИМЕНОВАНИЯ УСТРОЙСТВ, МАШИН, ПРОИЗВЕДЕНИЙ, ПАМЯТНИКОВ

7.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов)

Условные индивидуальные названия заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы: крейсер «Варяг», экспресс «Красная стрела», ледокол «Россия».

Условные названия, представляющие обозначение серийно выпускаемых машин, заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы: автомобили «Волга», «Жигули», комбайны «Дон», «Сибиряк», трактор «Беларусь», самолеты «Боинг-747», «Мираж».

Неофициальные названия машин, передающие на письме разговорную речь, принято писать со строчной буквы: «форды», «тойоты», «кадиллаки».

Серийные обозначения машин в виде буквенных аббревиатур, сочетающихся с номерами или без номеров, пишутся без кавычек: Ан-24, В-1, КамАЗ, МАЗ-500.

В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные: храм Василия Блаженного, Кафедральный собор храма Рождества Богородицы, Православный Никольский собор, церковь Покрова.

В тексте они заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

«Страшный суд» Микеланджело, «Сикстинская мадонна» Рафаэля, но: монумент Славы, памятник А.С. Пушкину, портрет Л.Н.Толстого.

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

Названия вооруженных сил других государств принято писать со строчной буквы: вооруженные силы Италии, французская армия, но: британская Рейнская армия.

9.1. Дата из числа месяца, порядкового номера месяца и года

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание:

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью: план на 2000 год, смета на 2000 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: План оргтехмероприятий на 2000 год.

Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица, дата создания или издания произведения, стоящая после его названия, дата исторического события и т.п.: «Экспертиза в инвестиционном процессе Германии (1999)».

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: 23-28 августа 1999 года, 30 августа — 4 сентября 2000 г., в октябре 1994 г., но: за 8 месяцев 1994 года, в 1995 году, с 1992 по 1995 год, в 1999-2000 годах.

Все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, Отчетный 1998/99 год.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью, например: освободить от взимания налога в 1999-2000 годах.

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 2000 г., во втором полугодии 2000 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I -м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Названия праздников, являющихся официальными выходными днями:

12 июня — День принятия декларации о государственном суверенитете Российской Федерации,

Если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):

Если стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно:

Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на буквенную: 5 новых 30-местных автобусов.

Когда количественное числительное начинает предложение, поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная буква в первом слове предложения:

Во избежание разнобоя в написании количественных числительных, стоящих в начале и в середине предложения, желательно по возможности перестроить предложение, начинающееся числом, так, чтобы последнее перешло в середину: . при такой планировке. Размещают 5 ПЭВМ.

Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п.

Для таких чисел цифровая форма является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 34 768; 5 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов: № 89965

Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается.

Эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом:

Для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд., 20 млрд. 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км; 200 млрд. кВт-ч.

После простых дробных чисел слова «часть», «доля», как правило, не употребляются:

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа:

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие или тире, предлог «от» перед первым числом и «до» перед вторым.

Например: Длиной 5. 10 м; Длиной 5-10 м; Длиной от 5 до 10м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить: когда тире может быть принято за знак минус; когда одно из чисел — величина положительная, а другое — отрицательная или если оба — величины отрицательные.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела.

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение «тыс.», «млн.», «млрд.».

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему. Исключение составляют взаимосвязанные относительные числа (во второй паре большее число может идти первым): Это составляет 60-80 % всей массы груза. Остальные 40-20 %.

10.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 4?54-21; 3-21. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: 924-89-99.

Двойные номера домов принято писать через косую черту; Фуркасовский переулок, д.12/5. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома: ул. Большая Дмитровка, д. 24а.

Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных — это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением:

— номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п.: (XI конгресс); века (форум «Стратегия экономического развития России в XXI веке»); номера международных объединений ( III Интернационал), номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); имена императоров, королей (Николай II , Карл V), кварталы ( I III кварталы). Могут обозначаться римскими цифрами части, разделы книг;

— очень простых числительных (типа первый раз, второй раз), а также словосочетаний типа: итоги десятого заседания Межправительственного совета по сотрудничеству в строительной деятельности стран СНГ.

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

Однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой.

Двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-о, 5-у, 5-и, 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них; 1-й, 2-й ряды, 80-е и 90-е годы.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 70, 80, 90-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 80-90-е годы;

у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х-90-е годы.

К порядковым числительным без наращения падежных окончаний, обозначенным арабскими цифрами, относятся:

номера томов, разделов, страниц и т.п., если родовое слово (том, раздел и т.д.) предшествует им: в томе I, разделе 4, на с. 12, но если родовое слово стоит после числительного, последнее пишется с наращением падежного окончания: в 1-м томе;

даты (годы и числа месяца), если слово «год» или название месяца следует за числом: в 2000 году; 5 мая 1999 года. Однако если слово «год» или название месяца опущено, или поставлено перед числом, или отделено от числа другим словом, падежное окончание рекомендуется наращивать: Наступил 2000-й.

10.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся; 300-летие г. Петрозаводска, исполнить в 3-месячный срок, 1-2-3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.

10.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (№, %) при числительных

1) Денежные выражения в рублях следует писать: 678 рублей.

2) Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.

3) Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений, а также письмах рекомендуется писать: 17 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях и таблицах сокращенно: 17 тыс. руб., 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 70 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 700 голов скота (птицы).

Знаки «№», «%» при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз. Например:

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.

11.1. Единицы длин, площадей, объемов, времени и стоимости

килограмм-сила на квадратный сантиметр, техническая атмосфера

Электрическое напряжение, электрический потенциал, электродвижущая сила

1.1. Телеграф обеспечивают доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.

1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

1.3. Юридическая сила поступившей телеграммы или телекса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

* В проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов.

1.4. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. №1108.

1.5. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «на Ваш».

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя с сокращенными обозначениями знаков препинания, например:

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре, на остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью организации.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Исходящий номер (делопроизводственный номер) проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя: тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д. и прием этой информации в виде копии факсимиле, часто называемую на практике факсом или телефаксом.

2.2. Преимущество факсимильной связи заключается в отправке и получении графической информации на бумажном носителе, что невозможно осуществить телеграфом и телексной связью.

2.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.).

2.4. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995 года №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (статья 5) определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 7 июня 1995 года №С1-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Также в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть 1, статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.

2.5. 0тправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью контрастными черными, темно-синими чернилами.

3.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

3.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

3.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

3.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационную форму следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

3.8 . Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов.

4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.

4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей ( Internet , UUnet , BINET , CompuServe и др.).

4.4. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений абонентов сети ЭП;

иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet , так и в других, связанных с ней сетях во всем мире.

4.5. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя.

Всю корреспонденцию в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию

Встроенная адресная книга и текстовые редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

4.6. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например:

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

4.7. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), то его лучше сжать при помощи команд « compress » в системах семейства INIX , « pkarc » или « pkzip » в MS DOS ), или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

4.8. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП аналогичны требованиям к оформлению служебных документов.

www.stroyplan.ru