Нормы на проживание в гостинице

Минфин считает, что компенсацию документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если же подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной «вылазке» за границу.

Минфин наконец признал это — но только для случаев, когда отметки в командировочном удостоверении поставить некому. К примеру, работник направляется на переговоры с физлицами, едет инкогнито для проверки качества обслуживания или же занят обслуживанием объекта, где нет представителей принимающей организации. Тогда, как указал Минфин, расходы на командировку для налогового учета (Подпункт 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ) подтверждает совокупность других документов.

Финансисты рассмотрели следующую ситуацию (Письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12256). Железнодорожные электронные билеты в связи с командировкой работника куплены организацией на сайте и оплачены онлайн банковской картой. По разъяснениям чиновников, для подтверждения командировочных расходов по налогу на прибыль необходим контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы), полученный в электронном виде.

Комментарий к Письму Минфина России от 01.04.2011 N 03-11-06/3/41 «Об учете суточных, выплачиваемых водителям в связи с их служебными поездками, при применении упрощенной системы налогообложения». В Письме от 01.04.2011 N 03-11-06/41 специалисты Минфина России рассмотрели порядок налогового учета расходов работодателя, применяющего «упрощенку» (УСН) с объектом налогообложения «доходы минус расходы», на выплату суточных водителям в связи со служебными поездками. Порядок признания «упрощенцами» в налоговом учете расходов на выплату суточных водителям, работа которых носит разъездной характер, относится к категории спорных вопросов. С одной стороны, выплата связанных со служебными поездками сумм суточных работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, является обязанностью работодателя в силу положений ст. 168.1 ТК РФ. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. При этом служебные поездки таких работников служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). С другой стороны, перечень налоговых расходов при «упрощенке», установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, носит закрытый характер.

В статье поговорим о том, как заполнить авансовый отчет, когда работнику был выдан аванс в наличной иностранной валюте. В этом случае авансовый отчет надо составлять одновременно и в этой валюте, и в рублях. То есть вам надо отразить в отчете суммы в иностранной валюте, а затем перевести их в рубли

Режим труда командированного работника по основному месту работы может отличаться от режима работы принимающей организации. У работников с суммированным учетом вероятность такого несовпадения больше, ведь они работают по специально установленному графику, а не по обычной пятидневке. Рассмотрим, по какому графику должны трудиться работники в командировке, а также какие дни командировки им нужно оплатить по среднему заработку.

Условия, касающиеся обмена и возврата, можно найти на сайте авиакомпании в разделе о покупке авиабилетов. Напоминаем, что у каждой авиакомпании свои правила возврата в соответствии с действующим законодательством страны, где она находится. Подробную информацию о порядке возврата электронного железнодорожного билета можно найти на сайте РЖД.

Осуществление расходов на командировку, на приобретение товарно-материальных ценностей, расчеты с контрагентами — вот лишь некоторые ситуации, при которых оформляется авансовый отчет. Однако «упрощенцы» порой считают, что утруждать себя составлением дополнительных документов не имеет смысла. Насколько правомерна такая позиция налогоплательщиков? На какие моменты необходимо обратить внимание при составлении авансового отчета и при отнесении затрат по нему в расходы при исчислении единого налога, уплачиваемого при применении УСН? Конечно, прежде чем рассказывать обо всех спорных моментах, возникающих при заполнении авансового отчета, необходимо определиться с главным вопросом: а нужен ли «упрощенцу» авансовый отчет? Ведь согласно п. 3 ст. 4 Федерального закона N 129-ФЗ «упрощенцы» освобождены от ведения бухучета. И если еще организации, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, как-то могут объяснить себе, что данный первичный документ им необходим, то «упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы» порой совершенно уверены: не то что авансовые отчеты, а вообще большинство (а то и все) первичных документов им не нужны, ведь налог исчисляется с доходов, причем определяемых кассовым методом, то есть от поступления денежных средств на расчетные счета и в кассу, что не составляет особого труда проверить.

Должна ли организация выплачивать работникам, направленным на вахту, суточные и прочие командировочные расходы?

Какие обязательные реквизиты должен содержать электронный билет?

Каким образом рассчитывается средний заработок для оплаты времени пребывания в командировке? Какие именно дни оплачиваются исходя из среднего заработка? Какие дни признаются выходными и оплачиваются дополнительно?

Если для командировки был куплен электронный билет, к авансовому отчету работник должен приложить контрольный купон железнодорожного билета. А вот выписка из банка для подтверждения расходов не требуется. Расскажем подробно, о чем следует помнить при направлении сотрудника в служебную поездку. Прежде всего при направлении работника в командировку оформляется служебное задание. Оно утверждается руководителем предприятия.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу «первичка» должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Отправляя сотрудника в заграничную командировку, вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы. Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим. Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

www.mosbuhuslugi.ru

При решении некоторых производственных вопросов возникает необходимость в загранкомандировках. В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка сотрудника по приказу руководителя для выполнения должностных обязанностей за пределами места работы трактуется как служебная командировка. Её полагается оформить по закону, выдать сотруднику суточные командировочные и оплатить расходы. Выезд по подобным вопросам за пределы РФ считается зарубежной командировкой. С 2017 года правила оформления командировки за границу значительно упростились.

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

  • беременных;
  • граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
  • не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
  • работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

  • одиноких отцов;
  • одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
  • работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
  • попечителей или опекунов несовершеннолетних;
  • Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

  • докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
  • составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
  • оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
  • подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
  • авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ. Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки. Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

  • оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
  • забронировать номер в гостинице принимающей страны;
  • подготовить необходимый пакет документов;
  • рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
  • за дни командировки начислить среднюю зарплату;
  • оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

  • экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
  • документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

  • расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
  • оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
  • размер суточных;
  • стоимость медицинской страховки;
  • стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
  • услуги телефонной связи;
  • оформление визы;
  • получение заграничного паспорта;
  • затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Чтобы правильно рассчитать затраты на загранкомандировку, берётся во внимание количество дней во время проезда по России и с момента въезда на территорию зарубежного государства, что будет отмечено представителями таможни.

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить. Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять. При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

ideamaniya.ru

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст. 168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным. Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку. При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее — положение по командировкам).

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива. Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ — путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности. Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы. Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня 2014 года. Расстояние до места назначения — чуть более 1200 км. Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль — 23 л на 100 км. При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб., оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км : 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи. С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. ? 10 сут. + 1500 руб/сут. ? 9 сут. + 1200 км ? 2 ? 23 л : 100 км ? 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. — продолжительность командировки, 4180 руб. — дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

— 47 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

  • приказ (распоряжение) о его направлении в командировку;
  • служебное задание, в котором указывается цель командировки;
  • командировочное удостоверение.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует. Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

По мнению Роструда, после вступления в силу закона № 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.13 № 2-ТЗ). Рассматривая же вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, чиновники отметили, что соответствующие документы должны быть составлены по формам, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Данным же постановлением утверждены следующие документы, касающиеся командировок:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а).

Несколько позднее Роструд в письме от 04.03.13 № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 и руководствоваться указаниями по её заполнению, утверждёнными данным постановлением Госкомстата России.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдаётся путевой лист. Напомним, что путевой лист в соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» представляет собой документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя.

Организация может использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), так и самостоятельно разработанную форму такого документа.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать реквизиты, приведённые в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Отсутствие хотя бы одного из них, как и возможные ошибки и неточности при заполнении реквизитов унифицированной формы путёвки, могут привести к конфликту с налоговиками.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации — собственника автомобиля.

Путевой лист выписывается на весь срок командировки, поэтому в нём следует указать даты начала и окончания командировки.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

  • тип и модель автомашины;
  • государственный регистрационный знак;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

  • марка, количество выданного топлива;
  • остаток топлива при выезде и по возвращении;
  • расход топлива по норме и фактический;
  • экономия либо перерасход топлива.

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее — нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

  • командировочное удостоверение;
  • путевой лист с документами, подтверждающими расходы по эксплуатации автомобиля в командировке (чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, квитанции об уплате сборов и др.);
  • документы о найме жилого помещения;
  • документы, подтверждающие осуществление иных расходов, связанных с командировкой.

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Приобретённые же ГСМ вначале надлежит оприходовать как материально-производственные запасы на счёте 10 «Материалы» субсчёт 3 «Топливо». После чего израсховованное топливо списывается на счета затрат.

Для расширения рынка сбыта производимой продукции организация принимает участие в выставке, проводимой в другом городе с 27 по 30 мая 2014 года. Расстояние до города — около 500 км. Представляемая экспозиция доставляется служебной автомашиной. Работник в соответствии с приказом направлен в командировку с 26 по 31 мая. Установленный размер суточных — 1000 руб/сут. Работнику выдан аванс в сумме 21 000 руб.

По возвращении из командировки работник представил 2 июня авансовый отчёт, приложив к нему следующие подтверждающие понесённые расходы документы:

  • квитанция гостиницы за проживание с 26 мая по 31 мая на сумму 8250 руб. НДС в квитанции выделен отдельной строкой — 1258,47 руб.;
  • чеки ККМ на приобретение ГСМ на сумму 4380 руб. с указанием НДС 668,14 руб.;
  • квитанции за стоянку автомобиля — 1500 руб.

В авансовом отчёте учтены суточные — 6000 руб. (1000 руб/сут. ? 6 сут.).

Общая сумма командировочных расходов составила 20 130 руб. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). На эту сумму утверждён и авансовый отчёт. Неиспользованная сумма аванса — 870 руб. (21 000 – 20 130) — удерживается из зарплаты сотрудника.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи:

— 21 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку;

— 668,14 руб. — выделена сумма НДС, указанная в чеках на приобретение топлива;

— 3711,86 руб. — списана стоимость ГСМ, израсходованных при проезде к месту командировки и обратно;

— 1500 руб. — отражены расходы по оплате стоянки автомобиля;

— 6991,53 руб. (8250 – 1258,47) — учтены расходы за проживание;

— 1258,47 руб. — выделена сумма НДС по расходам на проживание;

— 820 руб. — начислена задолженность работника в сумме неиспользованного аванса.

Довольно часто служебный автомобиль используется для доставки приобретённых в другом населённом пункте РФ материально-производственных запасов (в том числе и товаров). В этом случае командировочные расходы относятся к затратам по доставке МПЗ. А они, как известно, являются составной частью фактической себестоимости приобретённых МПЗ (п. 6 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утв. приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н). Поэтому в бухгалтерском учёте необходимо произвести следующую запись:

— сумма командировочных расходов учтена в фактической себестоимости приобретённых материалов (товаров).

Если же служебный автомобиль используется для доставки приобретаемого в другом городе РФ основного средства, то командировочные расходы классифицируются как иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта. Поэтому они включаются в первоначальную стоимость (п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6/01), утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н).

Водитель направлен в командировку с 12 по 15 мая 2014 года для доставки объекта основного средства, стоимость которого 80 830 руб., в том числе НДС 12 330 руб. (оплата по счёту за объект осуществлена 5 мая). По возвращении из командировки им представлен 16 мая авансовый отчёт на сумму 17 300 руб. В отчётной сумме учтён и НДС, выделенный отдельной строкой в квитанции за проживание в гостинице и в чеках ККМ на приобретении топлива, — 1983,05 руб. Основное средство введено в эксплуатацию 31 мая.

В бухгалтерском учёте в мае производятся следующие записи:

— 68 500 руб. — принят к оплате счёт поставщика основного средства;

— 15 316,95 руб. (17 300 – 1983,05) — сумма командировочных расходов, связанных с доставкой основного средства, учтена при формировании его первоначальной стоимости;

— 1983,05 руб. — выделен НДС по командировочным расходам;

— 60 588 руб. (68 500 + 15 316,95) — объект введён в эксплуатацию;

— 14 313,05 руб. (12 330 + 1983,05) — принят к вычету НДС, выставленный поставщиком основного средства и в командировочных расходах.

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры (письмо Минфина России от 09.03.10 № 03-07-11/51).

Конституционный суд РФ ещё в середине нулевых годов указал, что счёт-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по налогу на добавленную стоимость. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату (определение КС РФ от 02.10.03 № 384-О).

Президиум ВАС РФ в свою очередь в постановлении от 13.05.08 № 17718/07 указал следующее.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, предъявленных налогоплательщику после принятия на учёт товаров (работ, услуг), с учётом особенностей, предусмотренных статьёй 172 НК РФ, и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ в редакции, действовавшей в проверяемый период).

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчёт организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определённые пунктами 3 и 4 этой статьи, по оформлению расчётных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В спорный налоговый период предпринимателем на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения, приобретался бензин, оплата которого производилась, включая НДС, наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Бензин использовался предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, то есть для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Доказательств использования бензина для иных целей инспекцией не представлено.

Таким образом, отказ предпринимателю в получении налогового вычета по налогу на добавленную стоимость нельзя признать правомерным.

Правомерными признаны действия налогоплательщиков, принявших к вычету НДС, выделенный в кассовом чеке при приобретении бензина за наличный расчёт, при отсутствии счёта-фактуры, и в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.04.09 № А56-29646/2007, ФАС Уральского округа от 05.09.06 № Ф09-7751/06-С2.

А вот если и в чеке ККМ, подтверждающем оплату ГСМ, сумма НДС не выделена отдельной строкой, то налогоплательщик не вправе расчётным путём определить её для последующего предъявления к вычету (постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.09.13 № А56-4764/2013).

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включённые им в отчёт о служебной командировке, в этом случае регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, приложение № 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Следуя правилам ведения книги покупок и позиции ВАС РФ, высказанной в постановлении № 17718/07, организация приняла к вычету сумму НДС, выделенную в квитанции на проживание и в чеках ККМ на приобретение ГСМ:

— 1926,61 руб. (1258,47 + 668,14) — принят к вычету НДС, уплаченный за проживание и приобретённое топливо.

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наём жилого помещения и суточные в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. При этом под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы, в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчётом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Исходя из этой нормы все документы о фактически произведённых расходах командированного должны быть оформлены надлежащим образом. «Дефекты» их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчёта требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нём сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169).

Используемый метод признания доходов и расходов в налоговом учёте влияет на момент учёта рассматриваемых расходов. Так, при использовании метода начисления затраты на командировки признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором утверждён авансовый отчёт (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании же кассового метода утверждения авансового отчёта недостаточно для учёта командировочных в расходах, уменьшающих полученные доходы. Необходима также их фактическая оплата (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На основании упомянутой нормы пункта 1 статьи 252 НК РФ финансовое ведомство рекомендует в налоговом учёте при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать приведённые выше нормы расхода топлива (письма Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097). Ранее же чиновники считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6). Придерживались такой позиции и московские налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253). В отношении же автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.

Отметим, что из самой нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, позволяющей включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, расходы на содержание служебного транспорта, требование об их нормировании не следует. Поэтому их правомерно учитывать в полном объёме при экономическом обосновании произведённых расходов.

ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 05.04.12 № А27-8757/2011 констатировал, что глава 25 НК РФ не предусматривает нормирование расхода ГСМ, более того, не содержит и отсылок к утверждённым нормам расхода топлива и смазочных материалов. Суммы расходов должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере с учётом положений статьи 252 НК РФ о необходимости экономического обоснования произведённых расходов. Судьи при этом поддержали налоговиков, посчитавших неправомерным включение налогоплательщиком в расходы затрат на ГСМ в полном объёме, размер которых превышал нормы расхода на ГСМ, рассчитанные организацией самостоятельно на основании вышеуказанных норм расхода топлива и утверждённые приказами общества. Превышающая часть, по их мнению, не подтверждена достаточными доказательствами, обосновывающими производственный характер спорных затрат, их экономическую оправданность. Поэтому их включение в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль неправомерно.

Судьи ФАС Центрального округа также отметили, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте № Р3112194-0366-03, утверждённые Минтрансом России 29.04.03 (действующие в периоде проверки), носили рекомендательный характер (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.08 № А09-3658/07-29, определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Выше приводилось, что расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В то же время возникает неоднозначность их отнесения, когда командировка связана с приобретением основных средств. Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств складывается из расходов на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Судьи ФАС Восточно-Сибирского округа посчитали, что затраты по командировке работников организации, связанные непосредственно с доставкой приобретённых обществом автомобилей от места их сдачи-приёмки до места их использования в производственной деятельности (стоимость билетов для проезда до места их передачи, плата за проживание в гостинице, а также расходы на приобретение топлива), подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретённых автомобилей, а не на расходы по налогу на прибыль (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.09 № А19-1020/09).

Командировочные расходы, связанные с приобретением автомобилей, по мнению судей ФАС Поволжского округа, формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (постановление ФАС Поволжского округа от 12.02.08 № А12-10256/07-С60).

В то же время судьи ФАС Уральского округа, сославшись на приведённую норму подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, посчитали действия налогоплательщика, отнёсшего расходы по командировкам, связанным с приобретением объекта основных средств, к прочим расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль, правомерными.

Решить такую неоднозначность поможет уточнение в учётной политике налогоплательщика порядка учёта затрат по командировкам, связанным с приобретением основных средств и материально-производственных запасов. Для налогоплательщика целесообразен порядок их отнесения к прочим расходам.

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

  • 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, —

а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, проживание (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами её территории не подлежат обложению страховыми взносами:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • обязательное медицинское страхование;
  • обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний —

суточные, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы, в том числе на проезд до места назначения и обратно, по найму жилого помещения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Поскольку согласно локальному нормативному акту организации размер суточных в командировках установлен в сумме 1000 руб., то при определении НДФЛ, подлежащего удержанию из дохода работника по итогам июня к вознаграждению за отработанные дни этого месяца добавляется дополнительно превышение суточных над установленным лимитом 3000 руб. ((1000 руб/сут. – 700 руб/сут.) ? 10 сут.).

Страховые же взносы во внебюджетные фонды и на травматизм с командировочных расходов не начисляются.

Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры.

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности.

В случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

www.pbu.ru